10 lời khuyên hàng đầu về viết đơn xin việc

Posted by on 07/08/2018


Khi bạn cần viết đơn xin việc để ứng tuyển vào một công việc, đôi khi có những điều rất nhỏ cũng có làm nên một sự khác biệt lớn. Đơn xin việc của bạn càng hoàn hảo bao nhiêu, cơ hội để gây ấn tượng cho người tuyển dụng bạn sẽ càng tốt hơn. Thực hiện theo những mẹo và kỹ thuật dưới đây để làm cho đơn xin việc của bạn đạt được điểm cao nhất và gia tăng cơ hội nhận được một cuộc phỏng vấn.

Chọn đúng loại thư xin việc

Có một số loại thư xin việc có thể được gửi đến nhà tuyển dụng và người liên hệ. Ví dụ, có các thư truyền thống (còn được gọi là đơn xin việc) được viết để ứng tuyển cho một vị trí công việc cụ thể còn trống. Ngoài ra còn có các thư thăm dò (còn được gọi là thư khảo sát), trong đó bạn hỏi về các vị trí còn trống có thể có tại một công ty. Hãy chắc chắn chọn một loại thư xin việc thể hiện bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào và những gì bạn đang đề nghị.

Nói những gì ở ngoài lý lịch cá nhân

Thư xin việc không nên chỉ là một phiên bản khác của sơ yếu lý lịch của bạn. Thay vào đó, chúng nên cung cấp bằng chứng cụ thể về những gì bạn sẽ mang đến cho công ty. Khi viết đơn xin việc, hãy chọn hai đến ba kỹ năng hoặc khả năng bạn muốn làm nổi bật. Sau đó đưa ra các ví dụ về thời gian bạn đã thể hiện những đặc điểm đó. Những ví dụ này là những gì sẽ làm cho đơn xin việc của bạn khác với lý lịch của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn làm nổi bật kinh nghiệm của bạn và kỹ năng gia sư trẻ em, đưa ra một ví dụ về khoảng thời gian bạn dạy kèm một sinh viên đạt được kết quả đặc biệt thành công.

Bất cứ khi nào có thể, hãy thêm vào các con số để chứng minh bạn đã làm gia thêm năng suất cho các công ty trước đây mà bạn đã làm việc như thế nào. Trong ví dụ được đề cập ở trên, bạn có thể cung cấp dữ liệu về điểm số của các học sinh trước đó được cải thiện như thế nào khi bạn đảm nhận công việc.

Nếu bạn là người mới tốt nghiệp gần đây hoặc không có nhiều kinh nghiệm làm việc, bạn có thể làm nổi bật một số kỹ năng khác có thể ứng dụng được trong hồ sơ của bạn. Cung cấp bằng chứng từ các dự án, các lớp học, công việc tình nguyện… chứng minh rằng bạn có những kỹ năng này.

Viết một đơn xin việc tùy theo từng công việc

Người tuyển dụng có thể phát hiện một cách nhanh chóng nếu bạn viết một đơn xin việc chung cho mọi công việc. Đó là một cách nhanh chóng khiến cho đơn xin việc của bạn bị bỏ qua ngay lập tức. Thay vào đó, mục tiêu mỗi đơn xin việc phải phù hợp với công việc riêng biệt. Cách tốt nhất để làm điều đó là viết vào những khả năng của bạn phù hợp với công việc. Đầu tiên, xem xét cẩn thận danh sách công việc. Tiếp theo, chọn lựa hai đến ba kỹ năng, khả năng hay kinh nghiệm mà công việc đòi hỏi bạn biết rằng bạn có nó. Hãy đưa ra những ví dụ về thời kỳ bạn thể hiện được những kỹ năng đó vào đơn xin việc.

Đưa vào những từ khóa dựa vào danh sách công việc trong đơn của bạn. Ví dụ, nếu danh sách cho biết bạn có kinh nghiệm với việc ra quyết định dựa trên hệ thống dữ liệu, bạn có thể đưa ra ví dụ về một lần bạn đã sử dụng dữ liệu để ra quyết định hay giải quyết vấn đề.

Có thể tiêu tốn nhiều thời gian để viết đơn xin việc cho mỗi công việc bạn ứng tuyển, nhưng điều quan trọng là phải dành thời gian và sự nỗ lực. Một bức thư đặc thù sẽ giúp người đọc nhìn thấy trong nháy mắt, rằng bạn là một ứng cử viên tốt cho công việc.

Đừng chỉ ra những gì bạn đang khiếm khuyết

Nói chung, đừng xin lỗi vì bất cứ điều gì trong thư xin việc của bạn. Nếu bạn thiếu kỹ năng hoặc trình độ yêu cầu, đừng đề cập đến nó. Điều đó sẽ chỉ làm nổi bật những gì bạn không có. Thay vào đó, hãy tập trung vào làm nổi bật các kỹ năng và kinh nghiệm bạn có và giải thích chúng làm cho bạn phù hợp với công việc bằng cách nào.

Tuy nhiên, khi bạn có chỗ gián đoạn trong lịch sử gần đây (trong vòng một năm qua), dù rằng đó là bị sa thải và mất việc, hãy dành thời gian ngoài nơi làm việc để dành cho gia đình, đi du lịch, quay trở lại trường học hay bất cứ lý do nào, đơn xin việc của bạn cho bạn một cơ hội để giải thích chỗ trống trong lịch sử việc làm. Nếu bạn quyết định đề cập tới giai đoạn không có việc làm trong đơn xin việc, hãy nói về nó thật ngắn gọn sau đó nhanh chóng trở lại để làm nổi bật kỹ năng và năng lực của bạn.

Cố gắng tìm một người liên hệ

Dành thời gian để có được những nhận xét cá nhân là thực sự quan trọng, tìm hiểu càng nhiều càng tốt về công ty và người quản lý tuyển dụng. Hãy chắc rằng xưng hô trong đơn xin việc của bạn phù hợp người tuyển dụng sẽ đọc thư của bạn. Nếu bạn không biết người đó là ai, hãy xem trang web của công ty hoặc thậm chí gọi tới công ty và hỏi. Nếu bạn thực sự không thể tìm ra người sẽ đọc thư của bạn là ai thì xưng hô trong đơn xin việc của bạn với lời chào “Kính gửi ban quản lý tuyển dụng”.

Nếu bạn có bất kỳ người liên hệ nào tại công ty đã giới thiệu bạn đến công việc hoặc sẵn lòng nói tốt về bạn, hãy đề cập đến tên của họ trong đoạn đầu tiên của thư của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để thu hút sự quan tâm của người tuyển dụng. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra trước với người liên hệ của mình và hỏi xem họ có sẵn sàng giới thiệu cho bạn hay không.

Định dạng đơn xin việc của bạn đúng cách

Bạn muốn đơn xin việc của bạn không chỉ bao gồm các thông tin riêng biệt mà còn lịch sự. Do đó, hãy chắc chắn định dạng thư xin việc của bạn đúng cách. Trong đó bao gồm thông tin liên lạc, ngày tháng và thông tin liên lạc của nhà tuyển dụng ở phía trên cùng của lá đơn. Nếu bạn gửi đơn xin việc của mình dưới dạng email, định dạng của bạn sẽ khác một chút. Bạn cũng sẽ cần phải bao gồm một dòng chủ đề đề cập đến tên của bạn và chức danh công việc.

Một đơn xin việc không nên dài hơn một trang (ba đến bốn đoạn là nhiều nhất). Nếu đơn xin việc của bạn quá dài, bạn có thể điều chỉnh lề để tạo ra nhiều khoảng trống. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có dư nhiều khoảng trắng trong đơn xin việc, đừng làm cho phần lề quá ít. Cũng nên có một khảng cách giữa lời chào hỏi của bạn, giữa các đoạn và sau khi bạn kết thúc, hãy chọn một phông chữ đơn giản, dễ đọc.

Hãy là chính mình

Bạn muốn đơn xin việc của bạn trở nên chuyên nghiệp, điều này không có nghĩa là bạn phải sử dụng ngôn ngữ một cách lúng túng. Tránh các cụm từ gây ra cảm giác không tự nhiên, như “Quý ông/quý bà kính mến” hoặc “Tôi muốn thể hiện sự quan tâm chân thành của tôi đến một vị trí tuyệt vời trong công ty của ngài”. Thay vào đó, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản. Nếu bạn muốn gây ấn tượng bởi sự lịch sự và chuyên nghiệp nhưng không giả tạo, không sử dụng ngôn từ gây cảm giác không thoải mái hoặc ủy mị.

Xem lại những mẫu đơn xin việc

Dành thời gian để xem lại những mẫu đơn xin việc trước khi bạn bắt đầu viết đơn của chính bạn. Những mẫu đơn tham khảo có thể mang lại cho bạn những ý tưởng về cách trình bày đơn xin việc của bạn và những thông tin nào bao gồm. Ngoài ra hãy tìm hiểu kỹ những mẫu đơn xin việc có thể giúp bạn bố trí đơn xin việc của chính mình. Dù là hữu ích khi xem xét những đơn mẫu và ví dụ nhưng hãy chắc rằng biến đổi phù hợp với kỹ năng, khả năng của bạn và công việc bạn đang ứng tuyển.

Chỉnh sửa thư của bạn

Bởi vì các nhà quản lý tuyển dụng xem xét hàng trăm ứng viên, một lỗi đánh máy nhỏ có thể làm hỏng cơ hội của bạn nhận được một cuộc phỏng vấn. Do đó, hãy chắc chắn kiểm tra cẩn thận đơn xin việc của bạn.

Đọc qua thư của bạn, tìm bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào. Hãy đọc to bức thư của bạn – đó là một cách hữu ích để kiểm tra lỗi. Đảm bảo bạn viết chính xác tên công ty, tên người tuyển dụng, ngày tháng… ở phần tiêu đề. Có thể yêu cầu một người bạn đọc thư của bạn. Yêu cầu anh ta hoặc cô ấy kiểm tra lỗi, bạn cũng có thể yêu cầu sự nhận xét chung. Hỏi xem liệu bạn của bạn có bị thuyết phục rằng bạn thích hợp với công việc sau khi đọc thư của bạn hay không.

Làm cho một đơn xin việc được đọc

Phần quan trọng nhất trong việc gửi thư xin việc là làm theo chỉ dẫn của nhà tuyển dụng. Nếu họ đăng tuyển dụng nói rằng phải bao gồm đơn xin việc và lý lịch của bạn qua một email đính kèm, hãy đính kèm các tệp Microsoft Word hoặc PDF vào thư email của bạn. Nếu người quản lý tuyển dụng cho biết họ muốn bạn gửi tài liệu của bạn bằng cách sử dụng hệ thống nộp đơn trực tuyến, đừng gửi qua bưu điện.

Điều quan trọng là gửi đơn xin việc và lý lịch đính kèm của bạn một cách chính xác bao gồm tất cả thông tin được yêu cầu trong thư của bạn được ghi và cho phép người nhận biết cách họ có thể liên lạc với bạn để lên lịch phỏng vấn.